Содержание
Как хранить документы клиентов на работе?
Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.
Документы в бумажном виде.
Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.
Разложите документы клиентов по фамилии
Где хранить?
Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах. В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.
Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками
Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.
Документы в электронном виде.
Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Папка для основных документовИсточник comfylife.ru
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
На открытых полкахИсточник media.placester.com
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Настольный органайзерИсточник avatars.mds.yandex.net
DVD и Blu-ray диски
Один из самых доступных способов хранения домашних архивов одновременно является самым ненадежным. Да, вы легко купите несколько дисков и организуете коллекцию, но ничего не сделаете с данными, если носитель перестанет читаться. Производители обещают нам до 100 лет службы DVD и Blu-ray дисков, но в реальности эта цифра не превышает 4-5 лет. Проблемы со считыванием возникают из-за естественного износа, после появления на рабочей поверхности царапин и потертостей, из-за несоблюдения температурного режима хранения.
Главное, что подкупает пользователей в таком способе хранения, это объем. У обычного DVD-диска он составляет 4,7 ГБ, у двустороннего – 8,5 ГБ. Самые «приятные» параметры у Blu-ray – на них можно записать фото и видео суммарным объемом 25 или 50 ГБ в зависимости от количества рабочих сторон (одна и две соответственно). Правда, для записи дисков Blu-ray потребуются не обычные приводы, которые установлены в каждом втором ноутбуке и ПК, а особые – дорогие и не такие популярные.
Стоит ли использовать подобные диски для домашних архивов? Да, но с несколькими условиями: вы будете бережно к ним относиться, не оставлять на холоде и под прямыми солнечными лучами, а также возьмете за правило каждые 2-3 переписывать данные на новые носители. Старые можно некоторое время использовать как резервные.
На что обратить внимание?
Есть несколько ключевых моментов:
- Свет и температура. Значительная часть пыли – это фрагменты бумаги, которые отделяются при ее разрушении. Храните книги в таком месте, чтобы на них не попадали прямые солнечные лучи, температуру лучше поддерживать на уровне 18-20 градусов. В этом случае бумага прослужит максимально долго, не выцветет и не деформируется;
- Расстояние между книгами. Если книги стоят вплотную друг к другу, их переплеты начинают портиться и разрушаться. Кроме того, на них будут активнее размножаться бактерии. Оставляйте между томами небольшое пространство, в котором циркулирует воздух, и в комнате будет легче дышать;
- Расстояние между полками. Между переплетом книги и верхней полкой должно быть не меньше трёх сантиметров – причина та же, что и в предыдущем пункте. Старайтесь ничего не класть на вертикально стоящие книги: такая нагрузка мешает циркуляции воздуха;
- Плесень и влажность. Высокая влажность – главный враг бумажной литературы: если книга хоть сколько-нибудь продолжительное время стоит в сырой комнате, она начинает плесневеть: на переплете, обложке или страницах появляются характерные пятна. «Заболевшую» книгу нужно как можно быстрее изолировать от других томов, тщательно просушить, а потом продезинфицировать. Учтите, что пытаться смыть плесень влажной тряпкой бесполезно – вы только сделаете хуже! Попробуйте обработать пораженную часть 2-3% раствором формалина, а потом аккуратно снимите плесень обычным ватным диском, смочив его перекисью водорода;
- Стопки книг. Не кладите в одну стопку больше 7-10 книг: нижние экземпляры от большой нагрузки будут деформироваться и разрушаться;
- Стеклянный шкаф. Если книги хранятся за стеклом, минимум раз в неделю открывайте шкаф для проветривания, аккуратно протирайте пыль или собирайте её пылесосом;
- Долговременное хранение. Не используйте картон, он сам по себе скапливает пыль и создаёт благоприятные для размножения микробов условия. Уберите книги в полипропиленовые коробки, ценные экземпляры предварительно оберните полиэтиленом – так будет лучше всего.
И ещё один важный совет: перед чтением книги обязательно помойте руки! Масла, которые скапливаются на руках человека, пачкают страницы бумажной книги и ускоряют ее старение.
Длительность хранения
Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.
Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.
Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.
Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку
У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно – многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!
Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.
Итак, начнем.
Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте
Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.
Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги
Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного
Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного. А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото. А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото
А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.
Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:
- Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
- Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
- То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).
Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной
Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:
- Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
- Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
- Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
- Визитки;
- Вырезки из журналов.
Шаг 3. Организуем хранение
Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам
Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно
- Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
- Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;
- Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
- С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.
Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.
Поддержите проект – поделитесь материалом со своими друзьями в соцсетях:
Как организовать хранение документов дома
Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:
- перебрать;
- выкинуть неактуальное;
- рассортировать остатки.
Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.
Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.
Легко можно избавиться от:
- чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
- уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
- квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
- устаревших гарантийных талонов, инструкций.
Наводим порядок: сортировка
Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.
Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.
Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:
- Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
- Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
- Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
- Нотариально заверенные бумаги.
- Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.
В этом случае появляются следующие группы:
- документы на жилье,
- налоговые,
- медицинские и далее по необходимости.
Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Место хранения
Достаточно актуальный вопрос, когда речь идет о первом этапе хранения, где это делать и куда складывать документы, чтобы не было нарушений? Как правило, для этого используются стеллажи, полки, на которые не попадают грязь, солнечные лучи и иные внешние источники опасности для бумаги.
В некоторых случаях допускается хранение дел в рабочем столе того сотрудника, который ими занимается, то есть исполнителя. Он будет нести ту же ответственность, что и руководитель подразделения за сохранность
Когда речь идет о документах повышенной важности, нужно устанавливать сейф или металлический шкаф, не допускающий проникновение третьих лиц
Законом предусмотрены требования к обустройству архивов, должны быть не только стеллажи, но и несгораемые шкафы, защищающие бумагу от горения и воздействия высоких температур.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНЫЕ И ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ?
Могут выручить: папки, скоросшиватели, пластиковые или бумажные конверты и файлы, коробки и другие аксессуары. Но каждый из них неудобен по своему.
Мы предлагаем домашний органайзер «Дела семейные», чтобы хранить документы дома в порядке, избежать путаницы и лишних поисков.На создание такого органайзера нас как-раз и вдохновила путаница и неразбериха в домашних документах, бесконечные поиски, вопросы у домашних. Чтобы создать папку «Дела семейные», мы рассчитывали количество документов в семье из трех человек, затем долго проектировали и создали папку на молнии, где есть место для каждой официальной бумаги.
-
Папка для документов — Дела Семейные Eco Peach
₽3,900.00
Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 1 пользователя
В корзину
-
Папка для документов — Дела Семейные Eco Grey
₽3,900.00
В корзину
-
Папка для документов — Дела Семейные Eco Blue
₽3,900.00
В корзину
Ведь с каждым же бывает, что берешь документ в руки, понимаешь, что он должен быть под руками, потому что скоро понадобится и придумываешь для него надежное место, о котором обязательно вспомнишь. Проходит время, документ понадобился и начинаешь судорожно вспоминать какое же надежное место придумал, чтобы документ ждал своего часа.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ИЗ СЕБЯ ПАПКА ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ «ДЕЛА СЕМЕЙНЫЕ»?
- материал — натуральная или искусственная кожа на ваш выбор;
- разные цветовые варианты;
- размеры папки: 34 х 26 х 4 см;
- в комплект к папке входят плотные пластиковые файлы, сделанные на заказ специально для нас (18 вкладышей для документов разного формата);
- на каркасе папки с внутренней стороны сделаны специальные кармашки для документов небольшого формата, а также для карточек, визиток, sim-карт и usb-карты (на которой можно сохранить отсканированные документы).
https://youtube.com/watch?v=2eOBPkOK_IY
https://youtube.com/watch?v=eGxKSiM6QGU
Установите сроки хранения документов для внесения в номенклатуру дел
В номенклатуре дел также указывается срок хранения папок и журналов. Согласно п. 40 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это период времени, в течение которого документ хранится в составе документального или архивного фонда и не может быть уничтожен. Существуют документы вечного хранения, которые нельзя уничтожать, а есть – временного.
Сроки хранения типовых документов указаны в приказе № 558 и в других НПА, в том числе в ЖК РФ, ПП РФ № 354, ПП РФ № 331. Например, техническую документацию на многоквартирный дом организация обязана хранить постоянно, до момента передачи в другую УО или ТСЖ по решению общего собрания собственников.
Когда вся информация: заголовки дел, сроки хранения и индексы собраны, структурированы и объединены в номенклатуру, её должен утвердить руководитель организации. Затем НД доводится до сотрудников.
Учебные материалы
Люди, которые любят учиться, посещают семинары или курсы по разнообразным предметам, например ароматерапии, логическому мышлению или маркетингу. Для участников семинаров материалы, распространяемые лектором, сродни почетной медали, поэтому с ними трудно расстаться. Но когда я оказываюсь дома у таких пылких учащихся, я обнаруживаю, что эти материалы узурпируют значительную часть пространства. Самая большая коллекция семинарских материалов, с которой я сталкивалась, составила 190 файловых папок.
Одной из моих клиенток была женщина немного за тридцать, она работала в рекламной компании. Стоило войти в ее комнату, как мне показалось, что я нахожусь в офисе. Мне бросились в глаза ряды папок с аккуратно отпечатанными заголовками. «Все это — материалы с семинаров, которые я посещала», — сказала она мне.
Люди часто уверяют: «Я хочу когда-нибудь заново перечитать эти материалы», — но большинство никогда этого не делают. Более того, у большинства из них дома хранятся материалы множества семинаров на одни и те же или близкие темы. Почему? Потому что узнанное на семинарах не задержалось в голове. Но если содержание таких курсов не применяется на практике, они не имеют смысла.
Почему люди идут на существенные расходы, оплачивая такие курсы, когда могут прочесть ту же информацию в книге или еще где-нибудь? Потому что они хотят ощутить энтузиазм преподавателя и особую учебную атмосферу. Таким образом, истинный материал — это сам семинар или сходное событие, и усваивать его следует вживую.
Удобное хранение документов в электронном виде
Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.
Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.
Совет!
Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.
Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:
- плитки;
- линолеума;
- обивочной ткани.
Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.
Совет!
Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.
Как хранить документы дома?
У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.
Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно. Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.
Отсортируйте документы по всем членам семьи
Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.
Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала. Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.
Приобретите канцелярские папки разных цветов
Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.
Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.
Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.
Документы небольшого размера храните в маленькой коробке
Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.
Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.
Где хранить?
Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор. В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.
Удобный бокс для хранения документов
Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.
Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.
Хранение документов в стеллаже
Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.
Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе
Сортировка документов
Бумаги можно разделить по следующим критериям:
- На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
- Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
- Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
- Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
- Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
- Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
- Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
- Фотографии. Их надо поместить в конверт.
- Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
- Редко используемые документы.
Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.
Что делать, если вы потеряли документы на квартиру
Однако даже полученные по старым правилам бумаги не исчезают бесследно — информацию о них можно найти в архиве нотариуса, который вел дела. Кроме того, может помочь справка из БТИ, в которой указан владелец недвижимости. Больше всего сложностей, по мнению специалистов, возникает при восстановлении договор купли-продажи, которые были заключены во время переходного периода, с 1996 по 1998 год (нотариальная регистрация была отменена, а вышеупомянутый закон еще не вступил в силу). Чтобы заново получить утраченные бумаги, придется брать копию у другой стороны сделки. Также бывает непросто найти старые документы, подтверждающие родство. Больше всего проблем возникает при поиске свидетельств о рождении, выданных еще во времена СССР, особенно если нужная территория теперь принадлежит другому государству.
Свидетельство о праве собственности — как получить дубликат
Немного сложнее восстановить документы, которые являются основанием для получения собственности. Проще всего обстоят дела с договорами, заключенными в простой письменной форме (купли-продажи, дарения, мены): копии этих бумаг можно получить в архиве того же управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а затем заверить нотариально. Там же хранятся сведения о договорах долевого участия и участии в приватизации. Кстати, если договор купли-продажи оформлялся при помощи нотариуса, то копию соглашения можно получить и у него. Также к нотариусу, который вел соответствующее дело, стоит обратиться, чтобы получить утраченное свидетельство о праве на наследство.
Восстановление договора купли-продажи и иных правоустанавливающих документов, оформленных после вступления в силу закона о госрегистрации прав (№122-ФЗ), также не должно вызвать особых трудностей для собственника, поскольку при регистрации прав один экземпляр договора остается в регистрирующем органе и хранится в специальном архиве дел правоустанавливающих документов.
Как восстановить свидетельство о праве собственности?
Если документы на квартиру были украдены, то не исключается ситуация, что с жильем намереваются осуществить незаконные действия, в том числе связанные с лишением прав собственности законного владельца недвижимости.
Это интересно: Где посмотреть свою очередь на строительство как молодая семья
Граждане, проживающие в государственной или муниципальной квартире по договору социального займа, могут оформить эту недвижимость в свою собственность. Совершеннолетние лица участвуют в этой программе только один раз, а вот дети до 18 лет могут приватизировать квартиру два раза – вместе с родителями до совершеннолетия и после, уже самостоятельно.
